ますます多くのベンダーが、クラウド・プラットフォームとSaaS（Software-as-a-Service）サービスを導入して人々をオンラインで結集させています。
しかし、業界の言葉を「クラウドプラットフォーム」やSaaSのように混乱させてはいけません。 これは、人々がWebベースのソフトウェアアプリケーションを使用して協力していることを意味しています。
これらの共同ソフトウェアシステムの目的は、最初の組織化されたオフィス以来の作業環境を模倣することです。
組織されたオフィスが一般的になって以来、人々が使用してきた作業環境について考えてみてください。 別のフロアにある各部門、IBM Selectricのタイプライターに座っている幹事、キュービクルのジュニアエグゼクティブ、オフィスの高齢者など、旧映画の中で（あるいはマッドメンのエピソードで）これが最高です。
私の初期のAT＆Tでは、国民のアカウントチームのすべてのメンバーがお互いに隣に座っているように、私たちは常に人々を並べ替えていました。 私たちは天井からのチームサインも吊った。 会議は一瞬の告知で開催され、文書を共有するために、私は同僚の机の上にファイルフォルダをプッシュしました。
今日の作業環境は劇的に変わりました。 より多くの人々が自宅から遠隔で働く。 バーチャルチーム、コンサルタント、アウトソーシングスタッフがいます。 ガス価格の上昇と経済状況によって、バーチャルオフィスはさらに必要性を増します。
誰もが仮想オフィスについて異なる説明をしています。 私は1980社から仮想企業を経営してきました。 私はMCIの電子メールアカウントを持っていることに興奮していたことを覚えています。私は人とコミュニケーションするためにボイスメールを処理する必要がないことに気付きました。
それ以来、私は何が効果的で何が効果がないかで多くの経験を積んできました。 今日の「仮想オフィス」で人々が協力し合うためには、ソフトウェアアプリケーションに必要な要件を分かち合いましょう。
シンプルさと親しみやすさ
人々は自然に抵抗する（ある人は嫌いだと言う）。 ソフトウェアアプリケーションのインターフェースは、人々がよく知っているものに似ていなければなりません。 また、できるだけ直感的でなければなりません。
これは基本的には聞こえるかもしれませんが、現在コラボレーション空間でプレイヤーを見ている人はほんのわずかです。 一部のソフトウェアアプリケーションは機能的に異質で使いにくいため、基本的なことを数回試してからすぐにあきらめてしまうことがあります。 隙間を横切って市場で支配的になるためには、ユーザーエクスペリエンスは慣れていてシンプルでなければなりません。
プレゼンス/チャット
私は、「存在」と直ちに直接コミュニケーションする能力が最も重要な側面だと感じています。 あなたが働いている人の状態を知ることは、成功したシステムの基礎です。
古い従来のオフィスモデルでは、部屋を一瞥したり、部屋の壁に腰掛けて天気や新製品リリースについてのチャットを楽しむことができました。 今日の代替案は、インスタントチャットまたは電話会議です。 VOIPや無料のカンファレンスコールサービスなどのサービスは、特別な会議を迅速かつ簡単に設定できます。
ファイル制御/共有とリアルタイムコラボレーション
ビジネスの中心には文書やファイルがあります。 それらは作業成果物と作業プロセスの両方です。 コンサルタント、アウトソーシング、パートナーコミュニティの数が急激に増加する中で、意味のあるレベルの文書権限を適用する能力は、今日の重要な課題の1つです。
昔は、特定の受信者の特定のページのみをコピーするか、配布リストを制限することでこれを制御することができました。 現在、優れたコラボレーションソフトウェアアプリケーションでは、いくつかのキーストロークで異なるレベルの権限を割り当てることができます。
セキュリティ、コントロール、利便性、フォレンジックの詳細な監査証跡を追加すると、実行可能なドキュメントとファイル管理システムの要素が得られます。 リアルタイムのコラボレーションとプッシュ技術は、これらの管理タスクの大部分を自動化します。 これらの管理ツールを組み合わせると、電子メールの添付ファイルが不要になり、不要になります。
早い時期に私は人々の変化に対する抵抗を述べました。 文書管理、ファイルバックアップ、およびコラボレーションのための、市場には潜在的に強力なソリューションがたくさんあります。 彼らが直面する課題は、（1）は使いやすく、（2）は行動の変化の必要性を最小限に抑えることです。 大量採用のためには、人々が今日働く方法を模倣し、できるだけ多くの機能を自動化する必要があります。仕事パターンを根本的に変えようとはしません。
会議
会議は幅広いカテゴリーです - 私はバケツでそれについて考える傾向があります。
- イベントの表示と通知 指定された発表者とグループの聴衆を持つ予定のセッションです。 現在、市場には、さまざまな価格設定モデルと機能/機能のレベル（Webexなど）でこれを非常にうまく処理する多数の製品があります。
- 私は信じている 特別な共有 コラボレーションの世界で最も有用な機能の1つです。 スクリーンやワークプロダクトを設定なしで即座に共有する機能は、「立方体の壁に傾いている」ように近いです。これを行うには2つの方法があります：（1）インスタントスクリーン共有を可能にする製品（通常は（2）製品は、複数のユーザー間でリアルタイムのドキュメント共有と更新を提供します。 私は広範囲に使用し、それらを "バーチャルオフィス"
変化する
職場に入るたびに、さまざまな技能と偏見がもたらされます。 私が働いた最初の本当のソフトウェア会社は自家製のメインフレーム電子メールシステムでした。 CFOは、彼の管理アシスタントに電子メールのハードコピーを印刷させる。 彼は手紙を書いてその返事を書いた。彼は彼のメッセージをキー入力し返信メールを送る人でなければならなかった。
今のところ聞こえないほど馬鹿げているように、私たちがローカルPC上にソフトウェアアプリケーションとファイルを保存しているという考えは、ちょうど馬鹿げたように聞こえるでしょう。
その間に、私たちは仕事の習慣に適応するためのハイブリッドソリューションが必要です。 クラウドのアプリケーションとデータの使用を高速化しますが、デスクトップから作業するオプションを人々に提供します。
オンライン作業をより簡単で便利にすることで、従来のデスクトップは扁桃腺ほど機能的になりますが、それでもまだ必要はありません。
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著者について： George Langanは、共同ソフトウェアサービスであるeXpresso CorporationのCEOです。 ジョージは、ソフトウェア事業を運営する豊富な経験をテーブルにもたらします。 彼のブログは：//blog.expressocorp.comにあります。
